Unsere Interview-Reihe geht in die dritte Runde – dieses Mal mit Roger Roth von der Arnold AG, der uns über die Nutzung von Vanillaplan in der Infrastrukturbranche berichtet.
Herr Roth, erzählen Sie uns gerne zu Beginn etwas über die Arnold AG.
Die Arnold AG beschäftigt rund 800 Mitarbeitende und wir sind in den Bereichen Energie, Telekommunikation, Wasser und Verkehr – sowohl Strassen- als auch Schienenverkehr – tätig. Als Tochterunternehmen der BKW realisiert die Arnold AG Infrastrukturprojekte in der ganzen Schweiz.
Was ist Ihre Position bei der Arnold AG?
Ich bin Bauleiter und damit verantwortlich für die Planung von Personal sowie Maschinen und Fahrzeugen in meiner Gruppe.
Wie haben Sie Ihre Planung vor der Einführung von Vanillaplan gemacht?
Vor Vanillaplan haben wir unsere Planung eher altmodisch mit Excel-Listen organisiert.
Insgesamt hatten wir mehrere Tabellen: eine für die Personalplanung, eine für die Ferienplanung und eine weitere für die Kapazitätsübersicht. Dort haben wir Mitarbeiter und Fahrzeuge eingeplant – allerdings viel mit copy-paste und entsprechend hoher Fehlerquote.
Was war der konkrete Anlass für Einführung von Vanillaplan?
Ich war damals die treibende Kraft hinter dem Projekt, weil ich gefunden habe, dass es mit unserer bisherigen Planung so nicht weitergehen kann. Deshalb habe ich im Selbststudium versucht, eine passende Lösung zu finden – und verschiedene Tools für die Ressourcenplanung getestet. Vanillaplan hat uns dabei am meisten überzeugt. So wurde die Software eingeführt und hat sich anschliessend Schritt für Schritt im ganzen Unternehmen etabliert.
Wie verlief die Implementierung und der Einstieg mit Vanillaplan?
Der Einstieg war ziemlich unkompliziert. Wir haben unsere Daten an das Vanillaplan-Team gegeben und sie haben diese in die Software integriert. Während einer kurzen Übergangsphase lief Excel noch parallel mit. Aber schon nach einem Monat konnten wir ganz auf Vanillaplan umsteigen und die bisherigen Excel-Liste vollständig ablösen.
War der Einstieg intuitiv oder mussten Sie sich zuerst einarbeiten?
Für mich persönlich war der Einstieg kein Problem, da ich mich für digitale Lösungen interessiere und mich schnell zurechtfinde. Für einzelne Mitarbeitende war die Umstellung zu Beginn erstmal ungewohnt – aber innerhalb kurzer Zeit haben sich alle an Vanillaplan gewöhnt und konnten gut damit arbeiten.
Sie haben auch andere Programme getestet – wodurch hat sich Vanillaplan abgehoben?
Viele andere Lösungen waren für unsere Bedürfnisse einfach zu komplex und mit Funktionen ausgestattet, die wir gar nicht brauchen. Vanillaplan kann jetzt auch schon mehr als früher, aber es deckte schon damals genau das ab, was für uns entscheidend war: eine effiziente Einsatzplanung und eine zuverlässige Kapazitätsplanung.
Wie lange nutzen Sie Vanillaplan bereits?
Wir arbeiten seit 2022 mit Vanillaplan.
Wie viele Nutzer arbeiten mit Vanillaplan – und wie viele Mitarbeitende planen Sie insgesamt?
Wir haben verschiedene Standorte und Geschäftseinheiten. Allein in unserem Planungsbereich haben wir 80 bis 90 Mitarbeitende, die wir disponieren – und 27 Nutzer, die aktiv planen. Wir gehören dabei zur Geschäftseinheit „Mitte“, die sich von Basel bis ins Wallis erstreckt. In diesem Bereich arbeiten sechs Standorte gemeinsam innerhalb derselben Planung.
Dann ist für Sie die Mehrplatzfähigkeit, die eine gleichzeitige Planung mehrerer Personen ermöglicht, wahrscheinlich hilfreich?
Ja, auf jeden Fall. Gerade der Austausch zwischen den einzelnen Standorten ist bei uns sehr wichtig. So haben wir einen deutlich besseren Überblick und nicht jeder muss einen separaten Plan führen. Genau nach einer solchen Lösung haben wir gesucht.
Wie viele Projekte planen Sie aktuell in Vanillaplan?
Aktuell verwalten wir rund 245 Projekte in der Software.
Wie viel Zeit investieren Sie durchschnittlich pro Woche in die Planung?
Wir haben wöchentlich eine 30-minütige Team-Sitzung, in der wir die Personalplanung der kommenden zwei Wochen koordinieren. Ansonsten nutze ich Vanillaplan unter der Woche laufend nebenbei: Das Tool ist bei mir durchgehend auf einem Bildschirm geöffnet – wenn es Änderungen gibt, kann ich diese direkt vornehmen. So ist die Planung immer aktuell und Anpassungen sind schnell erledigt.
Das ist vergleichsweise wenig Zeit – sehen Sie eine Zeitersparnis mit Vanillaplan?
Auf jeden Fall, es ist ein viel geringerer Planungsaufwand als früher mit Excel. Zum Vergleich: Damals haben wir eine Liste für die Einsatzplanung an die Mitarbeiter geschickt – aber am nächsten Tag war sie schon wieder nicht mehr aktuell, weil es Änderungen gab, und so mussten wir sie erneut verschicken. Das war deutlich aufwändiger als heute mit Vanillaplan.
Also konnten Sie Zeitaufwand vor allem in der Mitarbeiter-Kommunikation reduzieren?
Ganz genau, gerade in der Kommunikation hat sich vieles vereinfacht. Zu Beginn haben wir die Planung sogar noch ausgedruckt und verteilt – das ist schon mühsam gewesen.
Nutzen Sie auch die Mobile App – und wie sind Ihre Erfahrungen damit?
Sehr gut. Wir finden es auch super, dass die App laufend weiterentwickelt wird und immer mehr Funktionen dazukommen. Der Upload von Dokumenten und Fotos direkt vor Ort ist zum Beispiel enorm hilfreich.
Ein grosser Vorteil der Mobile App ist auch, dass die Mitarbeiter deutlich aktiver in die Planung eingebunden sind. Sie schauen selbstständig nach, was in den kommenden Tagen ansteht, und machen mich darauf aufmerksam, wenn bei ihrem Projekteinsatz etwas zu beachten ist. Sie denken jetzt wirklich aktiv mit, weil sie die Planung in der Mobile App direkt sehen.
Was ist für Sie persönlich der grösste Mehrwert von Vanillaplan?
Vor allem das deutlich schnellere Planen und die einfache Bedienung. Ein grosser Vorteil ist auch die Live-Synchronisation der Planung mit den Mitarbeitern draussen: Änderungen, die wir machen, sind sofort sichtbar – ohne zusätzlichen Kommunikationsaufwand. Insgesamt erleichtert sich so sowohl die Planung selbst als auch die tägliche Kommunikation.
Wie sind Ihre Erfahrungen mit Service und Support?
Sehr gut. Wenn ich ein Anliegen habe, kann ich mich immer melden und bekomme schnell Unterstützung. Auch bei neuen Funktionen oder Ideen werde ich gut begleitet – wir probieren gemeinsam Dinge aus und finden passende Lösungen.
Vielen Dank für die spanenden Einblicke, Herr Roth!
