Après un premier volet consacré à Lindauer AG, notre série d'entretiens entame aujourd'hui sa deuxième étape avec Leslie Marquart, de Lüchinger Metallbau, qui nous donne un aperçu de la planification dans le domaine de la construction métallique à l'aide de Vanillaplan.
Monsieur Marquart, pour commencer, parlez-nous un peu de votre entreprise.
Nous sommes une entreprise classique de construction métallique comptant 60 collaborateurs, dont le siège se trouve dans la vallée du Rhin saint-galloise et qui possède une succursale dans les Grisons. D'une part, nous réalisons des constructions métalliques et des vitrages, d'autre part, nous sommes actifs dans la fabrication de portes et de portails, c'est-à-dire avec des produits que nous montons.
Quels sont votre poste et vos missions ?
Je fais partie de la direction depuis le début de l’année. Je suis également responsable du secteur des portails ainsi que des domaines « administratifs » de notre entreprise, tels que l’informatique, l’ERP, la gestion de la qualité, les finances et les ressources humaines.
Comment organisiez-vous votre planification avant l’introduction de Vanillaplan ? Quels étaient les défis et la raison de cette introduction ?
Au départ, nous étions plutôt satisfaits de notre ancien logiciel – Plan 3000, un programme développé par une petite entreprise de deux personnes. Cependant, le logiciel commençait à dater et il a fallu, à un moment donné, installer d’anciennes versions d’Excel pour qu’il fonctionne encore. Il était donc de plus en plus évident que le logiciel ne serait pas pris en charge éternellement.
Nous étions donc à la recherche d’un nouvel outil depuis un certain temps déjà. Il était important pour nous de pouvoir effectuer non seulement une planification détaillée au niveau des collaborateurs, mais aussi une planification globale au niveau des services. Et nous avons remarqué qu’il n’était pas si facile de trouver un tel logiciel.
Finalement, nous sommes tombés sur Vanillaplan et avons rapidement constaté que la distinction entre planification globale et planification détaillée fonctionnait de manière similaire à celle de notre ancien logiciel – nous avons donc très vite pensé que cela pourrait être la solution.
Depuis quand utilisez-vous Vanillaplan ?
Depuis environ un an et demi.
Comment se sont déroulées la mise en place et la phase de test ?
Nous avons d’abord eu plusieurs réunions avec Ingrid, au cours desquelles elle nous a expliqué, à moi et aux planificateurs concernés, comment fonctionne Vanillaplan. Nous avons également discuté de la manière dont nos processus existants pouvaient être reproduits dans Vanillaplan – par exemple, nos différents services. Nous avons ensuite entamé la phase de test afin de nous familiariser avec le logiciel et de nous habituer à son interface.
Combien de personnes participent à la planification dans Vanillaplan ?
Nous avons trois départements, chacun avec un planificateur et un suppléant – ils sont responsables de la planification hebdomadaire. Les chefs de projet saisissent eux-mêmes leurs projets. Les données de base proviennent d’Abacus, et les chefs de projet affectent les heures et les ressources dans Vanillaplan – en fonction du calcul des coûts. Le planificateur du service établit ensuite la planification hebdomadaire à partir de toutes ces données.
Au total, un nombre assez important de personnes travaillent donc ensemble dans Vanillaplan. Si l’on compte les chefs de projet, nous sommes plus de 15 collaborateurs au bureau à l’utiliser régulièrement.
Vous utilisez Abacus comme système ERP et avez mis en place une interface avec Vanillaplan. Comment s’est déroulée la mise en place et comment fonctionne l’interface ?
La mise en place a pris un certain temps, mais au final, tout a fonctionné et nous sommes aujourd’hui satisfaits de la solution. À intervalles réguliers, un fichier d’exportation est créé à partir d’Abacus, qui est automatiquement importé dans Vanillaplan via l’interface. Ainsi, aucun projet n’est oublié.
Comment utilisez-vous le tableau d'affichage ?
En principe, nous pourrions très bien nous en passer – mais c'est tout simplement sympa de l'avoir accroché dans l'atelier et de voir d'un coup d'œil quelles personnes sont présentes ou absentes, et qui est affecté à quelle tâche. Et c'est aussi très pratique de pouvoir consulter la planification du lendemain. Pour nous, le tableau d’affichage est donc avant tout un complément à la planification proprement dite dans l’outil – bien sûr, il fait aussi très bonne impression et donne une image plus moderne de l’entreprise.
Quelle est pour vous, personnellement, la plus grande valeur ajoutée de Vanillaplan ?
Pour moi, la plus grande valeur ajoutée est de pouvoir très bien anticiper l’avenir – surtout en ce qui concerne la charge de travail. À cela s’ajoute le fait que Vanillaplan est intuitif : des fonctionnalités telles que le glisser-déposer facilitent vraiment la planification et permettent d’effectuer rapidement des ajustements. Le fait que Vanillaplan génère un planning hebdomadaire clair nous est également très utile. De manière générale, l’outil nous offre une bonne vue d’ensemble de nos nombreux projets, y compris de leurs différentes phases. Nous voyons ainsi précisément dans quels sous-départements notre charge de travail est la plus importante.
Qu'en est-il du service et de l'assistance ?
Nous sommes très satisfaits de l'assistance. Nous avons des interlocuteurs directs, et lorsqu'un problème survient, il est soit résolu immédiatement, soit nous recevons rapidement une réponse.
Merci beaucoup pour cette interview détaillée, Monsieur Marquart !
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