La planification du personnel, c'est un peu comme Tetris. Sauf que les blocs changent constamment de forme, disparaissent parfois soudainement ou se dédoublent. Et quelqu'un vous interpelle : « Tu peux poser le bloc vert la semaine prochaine, s'il te plaît ? »
C'est exactement ce que ressentent de nombreuses entreprises lorsqu'elles essaient de coordonner leurs employés sur les chantiers, dans les interventions de service ou dans le cadre du travail posté. C'est un jonglage permanent entre les tableaux Excel, les profils d'exigences et les absences imprévues, le plus souvent dans l'urgence. La pénurie croissante de main-d'œuvre qualifiée et la hausse des salaires rendent aujourd'hui la planification des ressources plus difficile que jamais. L'étude publiée par McKinsey en 2022, « Planification intelligente : Comment résoudre les défis de la planification du personnel grâce à l'IA » montre que les méthodes de planification manuelles classiques ont depuis longtemps atteint leurs limites.
La bonne nouvelle ? L'intelligence artificielle peut résoudre ces problèmes ! Cela est possible grâce aux progrès considérables réalisés ces dernières années dans les technologies d'IA et de cloud : elles sont devenues plus performantes, moins coûteuses et plus polyvalentes. La planification des ressources humaines pilotée par l'IA offre ainsi aux entreprises la possibilité d'atteindre un nouveau niveau d'efficacité. En bref, la planification des ressources humaines est à un tournant.
Pourquoi la planification des ressources humaines est-elle si difficile et quels sont les facteurs qui la rendent complexe ?
Même si l'IA est bien plus efficace que n'importe quelle planification manuelle, l'étude McKinsey montre clairement que la planification des ressources humaines est l'un des problèmes d'optimisation les plus complexes qui soient. Pourquoi ? Parce que plusieurs facteurs se combinent, se superposent et rendent la planification extrêmement complexe.
Examinons les différents facteurs :
◾️ Phases de travail :
Il n'est pas rare que les commandes comportent plusieurs étapes qui doivent être réalisées les unes après les autres. Un projet de construction, par exemple, ne peut pas être poursuivi tant que la phase précédente n'est pas terminée.
◾️ Affectation du personnel :
Souvent, un seul employé ne suffit pas, mais il faut une équipe possédant les qualifications appropriées. Une commande peut par exemple nécessiter à la fois un maçon et un contremaître. La planification doit donc garantir que les personnes appropriées sont disponibles et travaillent ensemble de la manière la plus efficace possible.
◾️ Fluctuations de la demande :
Certaines industries connaissent une demande prévisible, comme l'exploitation minière, où la charge de travail est déterminée à l'avance. D'autres, comme le secteur de la construction, dépendent fortement de facteurs externes : les conditions météorologiques, les saisons ou les autorisations peuvent modifier la demande à court terme. Pour la planification, c'est un véritable casse-tête.
◾️ Équipes :
Les horaires de travail peuvent être fixes ou dynamiques. Dans certaines entreprises, l'effectif change d'une semaine à l'autre, par exemple dans le secteur de la construction, où les besoins en personnel peuvent varier considérablement en fonction de l'avancement des projets ou de la disponibilité des matériaux.
◾️ Mobilité :
Dans de nombreux domaines, par exemple dans le service extérieur ou sur les chantiers, les employés doivent se déplacer d'un endroit à l'autre. Les temps de trajet et les distances rendent la planification encore plus difficile et ont un impact direct sur la productivité.
Ce qui rend tout cela si complexe
Dans la réalité, ces dimensions se recoupent constamment. Une entreprise de construction, par exemple, travaille en plusieurs phases, doit coordonner les qualifications de ses employés, fait face à une demande fluctuante, à des besoins en personnel changeants et doit travailler sur différents sites. À cela s'ajoutent les changements spontanés du quotidien : un employé se déclare malade, un client a besoin d'une assistance immédiate ou un projet prend du retard.
Toutes ces conditions doivent donc être prises en compte et représentées simultanément. De plus, il faut réagir le plus rapidement possible aux changements, ce qui nécessite une mise à jour constante. C'est précisément ce qui fait de la planification du personnel l'un des domaines d'optimisation les plus exigeants.
Pourquoi l'IA est l'avenir de la planification des ressources humaines – McKinsey en apporte la preuve
C'est précisément parce que la planification des ressources humaines est si complexe qu'il n'y a pas d'alternative à la planification assistée par l'IA. L'étude McKinsey le montre clairement : la planification assistée par l'IA apporte des avantages là où les systèmes manuels échouent :
🔹 Moins de temps morts : l'IA planifie le travail des employés de manière à optimiser leur temps de travail et à réduire les pauses improductives.
🔹 Productivité accrue : les ressources sont utilisées de manière à être disponibles exactement au moment où elles sont nécessaires.
🔹 Planification plus rapide : l'IA crée de nouveaux plans en peu de temps, même en cas de changements spontanés.
🔹 Moins de travail administratif : l'IA prend en charge les tâches routinières telles que la coordination des équipes ou les changements de planning, de sorte que les planificateurs n'ont pas à surveiller manuellement chaque détail.
L'étude McKinsey montre comment cela se traduit dans la pratique à l'aide de l'exemple d'un fournisseur américain d'électricité et de gaz. Ce secteur combine un grand nombre de facteurs qui agissent simultanément dans la planification des ressources, ce qui en fait un terrain d'essai idéal pour la planification intelligente. Le fournisseur a testé pendant six semaines une solution de planification assistée par l'IA, et les résultats ont été impressionnants :
◾️ Les interruptions (urgences perturbant le calendrier) ont diminué de 75 %.
◾️ Les retards dans les commandes ont diminué de 67 %.
◾️ Les faux départs (lorsque les commandes ne commencent pas ou ne sont pas terminées à temps en raison d'un manque de ressources) ont diminué de 80 %.
◾️ Le temps de travail total a augmenté de 29 %.
Ces chiffres parlent d'eux-mêmes : l'IA dans la planification du personnel n'est pas un simple bonus, mais un véritable facteur de changement.
Planification du personnel assistée par l'IA : comment Vanillaplan la rend possible
Nous avons vu que l'IA dans la planification des ressources est extrêmement complexe, mais aussi extrêmement utile. C'est précisément pour cette raison que chez Vanillaplan, nous nous sommes attaqués à ce problème difficile et avons développé une solution qui fonctionne !
Alors que McKinsey décrit comment les entreprises pourraient procéder en théorie, nous avons franchi le pas dans la pratique. Notre IA n'est pas un concept sur le papier, mais une technologie innovante qui répond aux problèmes quotidiens, des arrêts maladie imprévus aux fluctuations de la demande en passant par la planification des équipes.
🔸 Un clic pour un résultat optimal : compétences et autres informations toujours à portée de main.
Adieu Tetris ! Notre IA crée en quelques secondes des plans d'affectation qui tiennent compte des facteurs pertinents.
🔸 Changements spontanés : pas de problème.
Un employé est absent le matin ? L'IA adapte le plan. Trois commandes supplémentaires arrivent ? Elles sont réparties en direct.
🔸 Pas une vision PowerPoint, mais un véritable logiciel :
alors que beaucoup parlent de l'IA, nos clients l'utilisent déjà, chaque jour, dans la pratique.
Résultat : moins de stress pour les planificateurs, moins de chaos pour les employés, moins d'attente pour les clients.
Conclusion
McKinsey le dit clairement : l'IA est l'avenir de la planification du personnel. Nous ajoutons : l'avenir est déjà arrivé chez Vanillaplan.
Oui, la planification des ressources avec l'IA est l'un des problèmes d'optimisation les plus difficiles qui soient. Mais c'est précisément ce sur quoi nous travaillons, avec succès, car notre logiciel résout déjà aujourd'hui ce que beaucoup considèrent encore comme une vision d'avenir.
👉 Vous êtes curieux ? Alors discutons-en. Nous vous montrerons à quoi ressemble la planification des ressources assistée par l'IA dans la pratique !
