So macht ihr einen Vanillaplan

Elena Höppner
de Elena Höppner Content Marketing 10.11.2022

Abteilungen erstellen, Phasen zuordnen, Ressourcen einteilen – und schon habt ihr eure Unternehmensstruktur in Vanillaplan abgebildet. Jetzt noch die Projekte eintragen und schnell die Fotos der Mitarbeitenden hochladen und dann kann es auch schon losgehen!

In unserem letzten Artikel haben wir uns damit beschäftigt, warum eine Ressourcenplanung sinnvoll sein kann und welche Vorteile sie für euch und eure Unternehmensplanung bietet. Heute werden wir uns anschauen, wie der Aufbau einer Ressourcenplanung in Vanillaplan genau aussehen kann und wie ihr so noch effektiver arbeiten könnt. Dazu haben wir einiges an Feedback von unseren Kunden gesammelt – und fanden es sehr interessant, auf welch unterschiedliche Weise sie die Vanillaplan-Software strukturieren. Davon inspiriert möchten wir euch heute zwei verschiedene Varianten vorstellen, wie ihr mit Vanillaplan arbeiten könnt. Vielleicht bringt euch das ja auf ganz neue Ideen!

Unternehmensabteilung vs. Projektleiter – zwei Alternativen
Grundsätzlich lässt sich sagen, dass sich die beiden Modelle in der Einteilung der Abteilungen unterscheiden. Grob gesagt erstellt man bei der ersten Variante die Abteilungen entsprechend der tatsächlich existierenden Abteilungen des Unternehmens, woraufhin man diesen Projekte und Mitarbeitende zuordnet. Eigentlich ganz intuitiv. Bei der anderen Variante hingegen benennt man die Abteilungen entsprechend der Projektleiter, wodurch man diesen alle Projekte und Mitarbeitende zuteilen kann, für die sie verantwortlich sind. Eigentlich genauso naheliegend.

Schauen wir uns das Ganze einmal genauer an:

Unternehmensabteilungen: Die klassische Struktur
Gehen wir von folgendem Szenario aus: Euer Unternehmen lässt sich in drei Bereiche einteilen – Büro, Werkhalle und Montage. Ihr erstellt dementsprechend drei Abteilungen mit dem Titel Büro, Werkhalle und Montage. Den erstellten Abteilungen ordnet ihr die Phasen eures Unternehmens zu, beispielsweise Planung zu der Abteilung Büro oder Produktion zu der Abteilung Werkhalle. Nun teilt ihr eure Projekte in die jeweiligen Phasen auf und plant eure Mitarbeitenden und euer Inventar auf die Projekte ein. Alles in allem also ein hierarchischer und klarer Aufbau, der eure Unternehmensstruktur vermutlich recht genau abbildet.

Die Vorteile dieser Methode liegen auf der Hand: Die Struktur ist sehr übersichtlich und es müssen keine speziellen Zuordnungen vorgenommen werden. Durch die verschiedenen Filter in der Einsatzplanung lassen sich alle Aspekte – wie beispielsweise auch Projektleiter und Verantwortliche – separiert betrachten.

Projektleiter: Die individuelle Auslastung im Blick
Gehen wir vom gleichen Szenario aus: Euer Unternehmen lässt sich in drei Bereiche einteilen – Büro, Werkhalle und Montage. In diesem Fall benennt ihr die Abteilungen in Vanillaplan jedoch nicht nach euren Unternehmensabteilungen, sondern erstellt für jeden Projektleiter eine Abteilung (die ihr zur besseren Übersicht natürlich zusätzlich auch nach Abteilung betiteln könnt). Wenn ihr also beispielsweise sieben Projektleiter in eurem Unternehmen habt, erstellt ihr sieben Abteilungen und benennt diese z.B. nach folgendem Muster: Müller Büro, Moser Büro, Meier Werkhalle, Schmid Werkhalle usw. Wie auch in der vorigen Variante – eben nur nach Projektleiter gegliedert – ordnet ihr die Phasen zu, beispielsweise Planung zu der Abteilung Müller Büro oder Produktion zu der Abteilung Meier Werkhalle. Bei der Zuteilung der Projekte ergibt sich bei dieser Variante nun ein Vorteil: Da die Abteilung anhand des Projektleiters erstellt ist, ordnet ihr diesem die Projekte zu, die ihn betreffen sowie die Mitarbeitenden, für die er verantwortlich ist.

Die Vorteile dieser Strukturierungsvariante sind auch hier recht offensichtlich: Dadurch, dass Projekte und Mitarbeitende direkt auf den Projektleiter zugeordnet werden können, kann dieser seine Planung deutlich einfacher durchführen. Schliesslich kennt er seine Mitarbeitenden und Projekte und die Verantwortlichkeiten sind klar aufgeteilt.
Doch nicht nur in Bezug auf die Einsatz-, sondern auch auf die Kapazitätsplanung hat dieses Modell Vorteile. So kann bei der Unternehmensabteilungs-Variante in der Einsatzplanung zwar auch nach Projektleitern gefiltert werden, sodass diese ihre Planung separat durchführen können. Jedoch lassen sich auf diese Weise keine Angaben zur Kapazitätsauslastung entnehmen, da diese nur anhand der Abteilungen abgelesen werden können. Dadurch, dass die Abteilung bei dieser Variante jedoch entsprechend der Projektleiter erstellt sind, ist genau ersichtlich, wie viel Kapazitäten jeder Projektleiter noch hat. Kommt beispielsweise ein neues Projekt hinzu, lässt sich ablesen, wer noch über Kapazitäten verfügt und das Projekt am besten übernehmen kann.