Notre série d'entretiens entame sa troisième édition – cette fois-ci avec Roger Roth, de la société Arnold AG, qui nous parle de l'utilisation de Vanillaplan dans le secteur des infrastructures.
Monsieur Roth, pourriez-vous commencer par nous parler un peu de la société Arnold AG ?
Arnold AG emploie environ 800 collaborateurs et nous sommes actifs dans les domaines de l’énergie, des télécommunications, de l’eau et des transports – tant routiers que ferroviaires. En tant que filiale de BKW, Arnold AG réalise des projets d’infrastructure dans toute la Suisse.
Quel est votre poste chez Arnold AG ?
Je suis chef de chantier et donc responsable de la planification du personnel ainsi que des machines et des véhicules au sein de mon équipe.
Comment organisiez-vous votre planification avant l’introduction de Vanillaplan ?
Avant Vanillaplan, nous organisions notre planification de manière plutôt traditionnelle, à l’aide de listes Excel.
Au total, nous avions plusieurs tableaux : un pour la planification du personnel, un pour la planification des congés et un autre pour la vue d’ensemble des capacités. C’est là que nous planifions les collaborateurs et les véhicules – mais en recourant beaucoup au copier-coller, ce qui entraînait un taux d’erreur élevé.
Quelle a été la raison concrète de l’introduction de Vanillaplan ?
À l’époque, j’étais le moteur du projet, car j’avais constaté que nous ne pouvions pas continuer ainsi avec notre méthode de planification actuelle. C’est pourquoi j’ai essayé, en autodidacte, de trouver une solution adaptée – et j’ai testé différents outils de planification des ressources. Vanillaplan est celui qui nous a le plus convaincus. Le logiciel a donc été mis en place et s’est ensuite imposé progressivement dans toute l’entreprise.
Comment se sont déroulés la mise en place et les débuts avec Vanillaplan ?
La prise en main a été assez simple. Nous avons transmis nos données à l’équipe de Vanillaplan, qui les a intégrées dans le logiciel. Pendant une courte phase de transition, Excel a continué à fonctionner en parallèle. Mais au bout d’un mois seulement, nous avons pu passer entièrement à Vanillaplan et remplacer complètement les anciennes listes Excel.
La prise en main a-t-elle été intuitive ou avez-vous dû vous familiariser avec le logiciel au préalable ?
Pour moi personnellement, la prise en main n’a posé aucun problème, car je m’intéresse aux solutions numériques et je m’y retrouve rapidement. Pour certains collaborateurs, le changement a d’abord été inhabituel, mais en peu de temps, tout le monde s’est habitué à Vanillaplan et a pu bien travailler avec.
Vous avez également testé d’autres programmes – en quoi Vanillaplan s’est-il démarqué ?
De nombreuses autres solutions étaient tout simplement trop complexes pour nos besoins et dotées de fonctionnalités dont nous n’avions pas besoin. Vanillaplan offre aujourd’hui encore plus de fonctionnalités qu’auparavant, mais il couvrait déjà à l’époque exactement ce qui était essentiel pour nous : une planification efficace des interventions et une planification fiable des capacités.
Depuis combien de temps utilisez-vous Vanillaplan ?
Nous travaillons avec Vanillaplan depuis 2022.
Combien d’utilisateurs travaillent avec Vanillaplan – et combien de collaborateurs planifiez-vous au total ?
Nous avons différents sites et unités opérationnelles. Rien que dans notre domaine de planification, nous avons entre 80 et 90 collaborateurs dont nous gérons les plannings – et 27 utilisateurs qui planifient activement. Nous faisons partie de l’unité opérationnelle « Centre », qui s’étend de Bâle au Valais. Dans ce domaine, six sites travaillent ensemble au sein d’une même planification.
La fonctionnalité multi-utilisateurs, qui permet à plusieurs personnes de planifier simultanément, vous est donc probablement utile ?
Oui, tout à fait. L’échange entre les différents sites est particulièrement important chez nous. Cela nous offre une bien meilleure vue d’ensemble et évite à chacun de devoir tenir un planning séparé. C’est exactement le type de solution que nous recherchions.
Combien de projets planifiez-vous actuellement dans Vanillaplan ?
Nous gérons actuellement environ 245 projets dans le logiciel.
Combien de temps consacrez-vous en moyenne chaque semaine à la planification ?
Nous organisons chaque semaine une réunion d'équipe de 30 minutes au cours de laquelle nous coordonnons la planification du personnel pour les deux semaines à venir. Sinon, j'utilise Vanillaplan en continu tout au long de la semaine : l'outil est ouvert en permanence sur l'un de mes écrans – s'il y a des changements, je peux les effectuer directement. Ainsi, la planification est toujours à jour et les ajustements sont effectués rapidement.
C'est relativement peu de temps – constatez-vous un gain de temps avec Vanillaplan ?
Absolument, cela demande beaucoup moins d’efforts de planification qu’auparavant avec Excel. À titre de comparaison : à l’époque, nous envoyions une liste de planification des interventions aux collaborateurs – mais le lendemain, elle n’était déjà plus à jour en raison de modifications, et nous devions donc la renvoyer. C’était nettement plus fastidieux qu’aujourd’hui avec Vanillaplan.
Vous avez donc surtout pu réduire le temps consacré à la communication avec les collaborateurs ?
Tout à fait, c’est justement au niveau de la communication que beaucoup de choses se sont simplifiées. Au début, nous imprimions même la planification pour la distribuer – c’était vraiment fastidieux.
Utilisez-vous également l’application mobile – et quelle est votre expérience avec celle-ci ?
Très bonne. Nous apprécions également beaucoup le fait que l’application soit constamment améliorée et que de nouvelles fonctionnalités soient régulièrement ajoutées. Le téléchargement de documents et de photos directement sur place est par exemple extrêmement utile.
Un autre grand avantage de l’application mobile est que les collaborateurs sont nettement plus impliqués dans la planification. Ils vérifient de leur propre initiative ce qui est prévu pour les jours à venir et m’informent s’il y a quelque chose à prendre en compte dans le cadre de leur mission. Ils participent désormais activement à la réflexion, car ils voient directement la planification dans l’application mobile.
Quelle est pour vous, personnellement, la plus grande valeur ajoutée de Vanillaplan ?
Avant tout, la planification nettement plus rapide et la simplicité d’utilisation. La synchronisation en temps réel de la planification avec les collaborateurs sur le terrain est également un grand avantage : les modifications que nous apportons sont immédiatement visibles, sans effort de communication supplémentaire. Globalement, cela facilite à la fois la planification elle-même et la communication quotidienne.
Quelle est votre expérience en matière de service et d’assistance ?
Très bonne. Si j’ai une demande, je peux toujours les contacter et je reçois rapidement de l’aide. Je suis également bien accompagné pour les nouvelles fonctionnalités ou les nouvelles idées : nous testons des choses ensemble et trouvons des solutions adaptées.
Merci beaucoup pour ces informations passionnantes, Monsieur Roth !
