La nostra serie di interviste giunge alla terza puntata: questa volta con Roger Roth della Arnold AG, che ci parlerà dell’utilizzo di Vanillaplan nel settore delle infrastrutture.
Signor Roth, per cominciare, ci racconti qualcosa della Arnold AG.
Arnold AG impiega circa 800 collaboratori e opera nei settori dell'energia, delle telecomunicazioni, dell'acqua e dei trasporti, sia stradali che ferroviari. In qualità di società affiliata di BKW, Arnold AG realizza progetti infrastrutturali in tutta la Svizzera.
Qual è la sua posizione presso Arnold AG?
Sono capocantiere e quindi responsabile della pianificazione del personale, dei macchinari e dei veicoli del mio gruppo.
Come gestiva la pianificazione prima dell’introduzione di Vanillaplan?
Prima di Vanillaplan organizzavamo la nostra pianificazione in modo piuttosto antiquato, utilizzando fogli Excel.
In totale avevamo diversi fogli di calcolo: uno per la pianificazione del personale, uno per la pianificazione delle ferie e un altro per la panoramica delle capacità. Lì pianificavamo il personale e i veicoli, ma utilizzando molto il copia-incolla e con un tasso di errore di conseguenza elevato.
Qual è stato il motivo concreto che ha portato all’introduzione di Vanillaplan?
All'epoca ero la forza trainante del progetto, perché ritenevo che non potessimo continuare con la nostra pianificazione precedente. Per questo motivo ho cercato di trovare una soluzione adeguata da autodidatta e ho testato diversi strumenti per la pianificazione delle risorse. Vanillaplan ci ha convinto più di tutti. Così il software è stato introdotto e successivamente si è affermato passo dopo passo in tutta l'azienda.
Come sono andati l’implementazione e l’avvio con Vanillaplan?
L’avvio è stato piuttosto semplice. Abbiamo fornito i nostri dati al team di Vanillaplan e loro li hanno integrati nel software. Durante una breve fase di transizione, Excel ha continuato a funzionare in parallelo. Ma già dopo un mese siamo riusciti a passare completamente a Vanillaplan e a sostituire completamente i precedenti elenchi Excel.
L'avvio è stato intuitivo o avete dovuto prima familiarizzarvi con il sistema?
Per me personalmente l'avvio non è stato un problema, poiché mi interessano le soluzioni digitali e mi oriento rapidamente. Per alcuni collaboratori il cambiamento all'inizio è stato un po' insolito, ma in breve tempo tutti si sono abituati a Vanillaplan e sono riusciti a lavorarci bene.
Avete testato anche altri programmi: in cosa si è distinto Vanillaplan?
Molte altre soluzioni erano semplicemente troppo complesse per le nostre esigenze e dotate di funzioni di cui non avevamo affatto bisogno. Vanillaplan ora offre ancora più funzionalità rispetto al passato, ma già allora copriva esattamente ciò che per noi era fondamentale: una pianificazione efficiente degli interventi e una pianificazione affidabile delle capacità.
Da quanto tempo utilizzate Vanillaplan?
Lavoriamo con Vanillaplan dal 2022.
Quanti utenti lavorano con Vanillaplan e quanti collaboratori pianificate in totale?
Abbiamo diverse sedi e unità aziendali. Solo nella nostra area di pianificazione abbiamo da 80 a 90 collaboratori di cui gestiamo la disponibilità e 27 utenti che pianificano attivamente. Facciamo parte dell'unità aziendale “Mitte”, che si estende da Basilea al Vallese. In quest'area, sei sedi lavorano insieme all'interno della stessa pianificazione.
Allora la funzionalità multiutente, che consente la pianificazione simultanea da parte di più persone, è probabilmente utile per voi?
Sì, assolutamente. Proprio lo scambio tra le singole sedi è molto importante per noi. In questo modo abbiamo una visione d’insieme decisamente migliore e non tutti devono tenere un piano separato. È proprio una soluzione del genere che stavamo cercando.
Quanti progetti state pianificando attualmente in Vanillaplan?
Attualmente gestiamo circa 245 progetti nel software.
Quanto tempo dedica in media ogni settimana alla pianificazione?
Ogni settimana teniamo una riunione di gruppo di 30 minuti in cui coordiniamo la pianificazione del personale per le due settimane successive. Per il resto, durante la settimana utilizzo Vanillaplan in modo continuativo: lo strumento è sempre aperto su uno schermo; se ci sono modifiche, posso apportarle immediatamente. In questo modo la pianificazione è sempre aggiornata e le modifiche vengono apportate rapidamente.
Si tratta di un tempo relativamente breve: ritiene che Vanillaplan le faccia risparmiare tempo?
Assolutamente sì, lo sforzo di pianificazione è molto minore rispetto a prima con Excel. Per fare un confronto: all’epoca inviavamo ai collaboratori un elenco per la pianificazione degli interventi, ma il giorno dopo non era già più aggiornato a causa di modifiche, quindi dovevamo inviarlo di nuovo. Era decisamente più dispendioso rispetto a oggi con Vanillaplan.
Quindi è riuscito a ridurre il dispendio di tempo soprattutto nella comunicazione con i collaboratori?
Esattamente, proprio nella comunicazione molte cose si sono semplificate. All'inizio stampavamo e distribuivamo persino la pianificazione: era davvero faticoso.
Utilizzate anche l'app mobile? E come vi trovate?
Molto bene. Troviamo fantastico anche il fatto che l'app venga costantemente sviluppata e che vengano aggiunte sempre più funzioni. Il caricamento di documenti e foto direttamente sul posto, ad esempio, è estremamente utile.
Un grande vantaggio dell’app mobile è anche che i collaboratori sono coinvolti in modo molto più attivo nella pianificazione. Controllano autonomamente cosa c’è in programma nei prossimi giorni e mi segnalano se c’è qualcosa da tenere presente nel loro progetto. Ora partecipano attivamente alla pianificazione perché la vedono direttamente nell’app mobile.
Qual è per lei personalmente il maggiore valore aggiunto di Vanillaplan?
Soprattutto la pianificazione notevolmente più veloce e la facilità d’uso. Un grande vantaggio è anche la sincronizzazione in tempo reale della pianificazione con i collaboratori sul campo: le modifiche che apportiamo sono immediatamente visibili, senza ulteriori sforzi di comunicazione. Nel complesso, questo semplifica sia la pianificazione stessa che la comunicazione quotidiana.
Qual è la sua esperienza con il servizio e l'assistenza?
Ottima. Se ho una richiesta, posso sempre contattarli e ricevo rapidamente assistenza. Anche per quanto riguarda nuove funzioni o idee, vengo seguito bene: proviamo insieme diverse soluzioni e troviamo quelle più adatte.
Grazie mille per queste interessanti informazioni, signor Roth!
