Öko-Job accompagne des personnes en situation de vie difficile dans leur retour à l'emploi. Avec des secteurs allant de la menuiserie à l'entretien paysager en passant par l'atelier vélo, l'organisation couvre un large éventail d'activités. Dans cet entretien, Fabian Sperisen, responsable des exploitations de Bâle-Campagne, explique comment Öko-Job relève les nombreux défis de la planification quotidienne et pourquoi Vanillaplan y joue un rôle important.
Monsieur Sperisen, pour commencer, parlez-nous un peu d'Öko-Job.
Öko-Job est une organisation d'intégration professionnelle – nous collaborons principalement avec l'AI ainsi qu'avec les services sociaux et les ORP. Notre mission est d'accompagner des personnes en situation de vie difficile afin qu'elles reconstruisent leur capacité de travail et retrouvent le chemin de l'emploi. Dans nos différents secteurs d'activité, les participants peuvent augmenter leur taux d'occupation, acquérir de nouvelles compétences et retrouver une structure dans leur quotidien professionnel.
Quels secteurs couvrez-vous ?
Nous sommes très diversifiés : à Gelterkinden, nous exploitons une menuiserie ainsi qu'un secteur vert dédié à l'entretien paysager et à l'horticulture. À Liestal, nous avons un atelier vélo, où nous remettons en état des vélos d'occasion, les vendons et effectuons des travaux d'entretien. À Bâle, nous avons un atelier de production, où l'on transforme des textiles et fabrique des produits alimentaires, ainsi qu'un café avec une boutique. À cela s'ajoute un secteur commercial comptant plusieurs postes de travail.
Outre nos sites dans la région bâloise, Öko-Job compte également d'autres sites dans les Grisons, eux aussi actifs dans l'intégration professionnelle.
Avec un tel éventail de secteurs d'activité, il faut probablement un concept particulier. Comment organisez-vous votre exploitation ?
Oui, à l'image de la diversité des secteurs d'activité, nos équipes sont elles aussi structurées en conséquence : nos collaborateurs disposent le plus souvent d'une formation artisanale et certains apportent également une formation dans le domaine social. Nous pouvons ainsi non seulement encadrer les participants sur le plan professionnel, mais aussi les accompagner pendant toute la durée de leur passage chez nous. En règle générale, les participants restent entre trois et neuf mois. Pendant cette période, ils travaillent dans nos exploitations et sont progressivement initiés au quotidien professionnel.
Les personnes qui viennent chez vous sont probablement aussi diverses que les secteurs d'activité ?
Absolument. L'éventail va de personnes sans formation achevée à des personnes ayant un parcours universitaire. Les raisons du retour à l'emploi sont elles aussi très variées. Certains viennent chez nous après une maladie ou un accident, d'autres après une longue absence du marché du travail ou en raison d'une situation de vie éprouvante.
Quels sont votre poste et vos missions chez Öko-Job ?
Je suis responsable des exploitations de Bâle-Campagne – mon domaine de responsabilité comprend donc l'atelier vélo de Liestal ainsi que la menuiserie et l'entretien paysager de Gelterkinden. Mon travail se situe avant tout au niveau stratégique : il s'agit par exemple du développement des différents secteurs, des décisions d'investissement ou de la manière dont nous pouvons accompagner au mieux nos participants.
Venons-en maintenant à la planification : comment organisiez-vous votre planification des interventions avant Vanillaplan et quel a été l'élément déclencheur de son introduction ?
Je dois ici revenir un peu en arrière : lorsque j'ai commencé chez Öko-Job il y a huit ans, la planification était encore nettement plus simple. Dans le secteur nature et paysage, nous travaillions avec des tableaux imprimés, nous inscrivions les noms et planifiions les travaux à la main. Cela fonctionnait bien à l'époque, car nous devions affecter beaucoup moins de personnes par jour.
Avec le temps, le nombre de participants et la complexité de la planification ont toutefois augmenté. Auparavant, nous avions beaucoup de personnes avec un taux d'occupation fixe – aujourd'hui, les interventions vont de quelques heures à 100 pour cent et varient fortement d'une personne à l'autre. La planification est ainsi devenue de plus en plus lourde et ne pouvait tout simplement plus être représentée de manière pertinente avec notre méthode habituelle.
C'est pourquoi j'ai cherché une solution numérique et j'ai finalement découvert Vanillaplan.
Vous avez également testé d'autres programmes – qu'est-ce qui a distingué Vanillaplan ?
À l'époque, j'ai essayé différents outils et expérimenté la meilleure façon d'établir des plannings journaliers et hebdomadaires. Pour moi, Vanillaplan était tout simplement la solution la plus intuitive. Pour débuter, j'ai suivi un webinaire avec Ingrid Stalder, au cours duquel les principales fonctions m'ont été expliquées. Ensuite, j'ai pu utiliser Vanillaplan de manière autonome et je m'y suis rapidement retrouvé.
Comment s'est déroulée la prise en main de Vanillaplan pour votre équipe ?
Comme pour beaucoup de nouvelles solutions, il y a eu au début certaines réticences au sein de notre équipe. Les changements représentent toujours, dans un premier temps, une charge supplémentaire et, en conséquence, tout le monde n'était pas immédiatement enthousiaste. C'est pourquoi j'ai d'abord géré Vanillaplan moi-même. Avec le temps, les collaborateurs l'ont utilisé de plus en plus souvent et ont découvert ses avantages au quotidien.
Après environ six mois, j'ai un jour demandé à l'équipe, sur le ton de la plaisanterie, si nous devions supprimer Vanillaplan. La réponse a été sans équivoque : « Non, en aucun cas. » C'est à ce moment-là, au plus tard, qu'il est devenu clair que l'outil s'était imposé dans notre quotidien.
Depuis combien de temps utilisez-vous déjà Vanillaplan ?
Nous utilisons Vanillaplan depuis 2022 déjà.
Combien de projets planifiez-vous actuellement avec Vanillaplan ?
Nous planifions actuellement environ 190 projets dans Vanillaplan.
Comme vous l'avez déjà mentionné, Öko-Job n'est pas une entreprise artisanale classique. Comment votre planification est-elle structurée et quelles en sont les particularités ?
C'est exact, notre planification diffère quelque peu de celle d'une entreprise artisanale classique. Chez nous, de nombreux facteurs différents doivent être pris en compte – des taux d'occupation variables aux offres de coaching et de formation, en passant par les différents secteurs d'activité.
Ainsi, outre les différents secteurs artisanaux, nous avons aussi des départements comme le coaching et la formation, car les participants ont droit à des offres correspondantes pendant leur passage chez nous. Concrètement, cela signifie : si quelqu'un suit par exemple un cours d'allemand de 10 h à 12 h ou participe à un module de formation, cela doit être pris en compte dans la planification et les interventions doivent être organisées autour. Cela rend bien entendu la planification des interventions nettement plus complexe.
Vanillaplan vous fait-il gagner du temps dans la planification ?
Absolument, Vanillaplan est très utile et nous fait gagner du temps au quotidien. Et il ne s'agit pas seulement de l'effort de planification proprement dit. Grâce à une meilleure vue d'ensemble des charges et des disponibilités, nous pouvons utiliser nos ressources de manière plus ciblée et avons globalement besoin de moins de main-d'œuvre. Une planification propre permet de travailler plus efficacement et d'exploiter au mieux les capacités disponibles. Au final, cela nous fait économiser non seulement du temps, mais aussi des coûts.
Quelles sont vos expériences avec le tableau d'affichage de Vanillaplan ?
Nous utilisons le tableau d'affichage avec grand plaisir. Nous trouvons particulièrement utile la possibilité d'ajouter des notes et des messages directement au niveau des interventions. Chez nous, les collaborateurs consultent chaque matin ou chaque midi le tableau d'affichage pour voir quel travail est prévu pour eux. Ils peuvent ainsi se rendre à leur intervention de manière autonome – c'est une grande valeur ajoutée.
Quel est, pour vous personnellement, le plus grand avantage de Vanillaplan ?
Pour moi, c'est avant tout la visualisation. On voit d'un coup d'œil qui est disponible ou absent et quand, et comment planifier les interventions de manière judicieuse. Il est également utile que les informations soient centralisées à un seul endroit et que nous n'ayons pas à les rassembler depuis différents programmes.
Un autre grand avantage est que nous pouvons planifier à long terme. Certains travaux chez nous n'auront lieu que dans quelques semaines, voire quelques mois – avec Vanillaplan, nous pouvons prévoir les ressources correspondantes bien à l'avance.
Quelles sont vos expériences avec le service et le support ?
Surtout au début, nous avons fait appel plus souvent au support, car nous n'avons justement pas la structure d'exploitation classique et quelques adaptations étaient donc nécessaires. Nous avons toujours reçu une aide rapide et avons toujours pu joindre quelqu'un. C'est pourquoi je considère le service de Vanillaplan comme très bon.
Un grand merci pour ces aperçus passionnants, Monsieur Sperisen !
