Pièces jointes

Importance des pièces jointes numériques dans le secteur de la construction

Les pièces jointes sont des fichiers numériques contenant des informations essentielles pour les projets de construction. Il peut s’agir de plans, de listes de matériaux, de commandes, de certificats ou de photos de l’avancement des travaux. Elles constituent la base de la planification, de l’exécution et de la documentation, et garantissent que toutes les parties prenantes disposent des mêmes informations.

Dans le secteur de la construction, où de nombreux corps de métier travaillent en parallèle et où les documents sont constamment mis à jour, une base documentaire fiable est indispensable. Sans un système de classement numérique clair, différentes versions, des documents manquants ou obsolètes et des boucles de coordination supplémentaires apparaissent rapidement. Les pièces jointes apportent ici une structure : elles regroupent toutes les informations pertinentes, de manière traçable et accessible à tout moment.

Types courants de pièces jointes dans la construction

Dans la pratique quotidienne des chantiers, une grande variété de documents est produite et gérée de plus en plus sous forme numérique. Parmi eux :

• Plans : plans d’étage, dessins de détails ou de montage, documents de révision

• Documents organisationnels : listes de matériaux, commandes, confirmations de livraison, descriptions de tâches

• Fichiers techniques et juridiques : autorisations, certificats, preuves de conformité, documents de sécurité, modes d’emploi

• Documentation visuelle : photos de chantier, constats de défauts, images d’état, scans

Ces documents remplissent différentes fonctions : ils précisent les étapes de travail, documentent les situations, assurent la qualité ou servent de preuves réglementaires. Une gestion structurée des pièces jointes réduit non seulement les demandes de suivi, mais améliore également la traçabilité – par exemple lors des réceptions, des cas de garantie ou des contrôles internes. Elle garantit aussi que tous les collaborateurs peuvent accéder aux informations pertinentes, du bureau au chantier.

Pièces jointes numériques dans Vanillaplan

Dans Vanillaplan, les pièces jointes sont stockées exactement là où elles sont nécessaires : dans les projets, pour les collaborateurs ou pour les équipements. Tous les fichiers ajoutés – PDF, photos ou documents Office – sont visibles immédiatement dans l’application mobile et peuvent être ouverts à tout moment en déplacement. Les collaborateurs disposent ainsi des informations nécessaires exactement lorsqu’ils en ont besoin sur le chantier.

Vanillaplan permet également le flux inverse : les collaborateurs peuvent téléverser eux-mêmes des photos, des scans ou de courts documents. Les états, les progrès ou les défauts sont ainsi enregistrés immédiatement et stockés de manière centralisée. Les informations sont disponibles instantanément au bureau, sans messages supplémentaires, sans relances ni documents papier.

Avantages des pièces jointes dans Vanillaplan

🔸 Gestion documentaire centralisée : tous les documents pertinents sont clairement attribués, faciles à retrouver et liés aux projets, aux collaborateurs ou aux équipements.

🔸 Communication efficace : le bureau et le chantier échangent des informations sans ruptures de médias et sans pièces jointes dispersées (messageries, e-mails).

🔸 Base documentaire à jour : les collaborateurs accèdent en permanence à la version la plus récente des plans, listes ou certificats.

🔸 Documentation transparente du chantier : les photos et scans reflètent immédiatement l’état sur place et rendent les progrès clairement traçables.

🔸 Moins de sources d’erreur : plans obsolètes, documents manquants ou doublons sont nettement réduits.