Saisir les temps et les prestations

Qu'est-ce que la saisie des temps et des prestations ?

La saisie des temps et des prestations est un élément important de l'organisation du travail et de la planification de projets. Elle permet aux entreprises de documenter de manière structurée les heures travaillées et les prestations fournies, et crée ainsi une base de données fiable pour d'autres processus de l'entreprise.

Dans les secteurs orientés projets comme la construction, une saisie des temps et des prestations traçable est particulièrement importante. La diversité des projets, les changements de lieux d'intervention et la variété des activités posent des exigences particulières à la documentation du travail effectué.

Une saisie des temps et des prestations fiable commence par un enregistrement complet et aussi simple que possible des temps et prestations pertinents.

Temps et prestations – pourquoi faut-il les deux ?

La saisie classique du temps de travail s'intéresse avant tout à savoir quand et combien de temps les collaborateurs ont travaillé. Dans la construction toutefois, la seule documentation du temps de travail ne suffit souvent pas. Pour organiser et mener à bien les projets, il est également important de savoir à quoi le temps de travail a été consacré et quelles prestations ont été fournies dans le cadre d'un projet.

La saisie des temps et des prestations associe donc la documentation des heures de travail à des informations liées aux projets. Outre les temps de travail et de déplacement, elle peut par exemple inclure les activités, les frais, le matériel utilisé ou les rapports.

Avantages d'une saisie structurée des temps et des prestations

Une saisie structurée des temps et des prestations offre de la transparence sur le temps de travail consacré à chaque projet et à chaque activité, ainsi que sur les autres dépenses engendrées. Elle constitue ainsi une base de données importante pour le calcul des salaires, la calculation de projet et la post-calculation.

Elle permet en outre de comparer les dépenses réelles avec la planification initiale et de mieux piloter les projets. Les données saisies aident ainsi les entreprises non seulement à documenter le travail déjà effectué, mais fournissent aussi des enseignements pour planifier les futurs projets et engager efficacement collaborateurs et ressources.

À quoi faut-il veiller lors de la saisie des temps et des prestations ?

Une bonne saisie des temps et des prestations doit s'intégrer aussi simplement que possible au quotidien. Moins elle demande d'effort aux collaborateurs, plus les temps et les prestations peuvent être documentés de manière fiable et complète.

• Saisie simple et intuitive : La documentation doit nécessiter le moins de saisies manuelles possible et être facile à réaliser pour les collaborateurs.

• Disponibilité mobile : En particulier avec des lieux d'intervention changeants et sur les chantiers, les temps et les prestations doivent pouvoir être saisis indépendamment du poste de travail, directement sur place.

• Saisie par projet : Les temps et prestations saisis doivent pouvoir être attribués clairement aux projets concernés. On obtient ainsi une base de données traçable pour la suite du traitement.

• Saisie différenciée des temps : Les différents types de temps, comme les heures de travail, les temps de déplacement et les absences, doivent pouvoir être documentés séparément.

• Saisie d'autres prestations : Outre les temps, d'autres prestations et dépenses liées aux projets, comme les frais, le matériel ou les rapports, doivent également pouvoir être documentées.

• Processus numériques et automatisation : Les solutions numériques permettent de centraliser les informations, de réduire les transferts manuels et d'automatiser les saisies récurrentes.

Saisir les temps et les prestations avec Vanillaplan

Avec Vanillaplan, les heures de travail et les autres prestations liées aux projets se saisissent numériquement, directement dans le quotidien. La planification des interventions et la saisie des temps et des prestations sont directement liées : les interventions déjà planifiées peuvent être reprises automatiquement dans la saisie des temps. Grâce à l'application mobile, les collaborateurs documentent en outre leurs temps et prestations simplement, où qu'ils se trouvent.

Saisir facilement les heures de travail

⏱️ Reprendre les heures de travail de la planification des interventions : Les interventions planifiées sont reprises automatiquement dans la saisie des temps. Les collaborateurs peuvent confirmer en un clic le temps de travail enregistré ou l'ajuster si nécessaire. Plus besoin de saisir deux fois des heures de travail déjà planifiées.

📱 Saisir les heures de travail par start-stop : Les collaborateurs peuvent aussi démarrer et arrêter leur temps de travail directement dans l'application mobile. Les heures de travail se saisissent ainsi facilement en déplacement ou directement sur le chantier.

🌴 Documenter les absences : Outre les heures de travail, les absences comme les vacances ou la maladie peuvent également être saisies, motif d'absence compris. Temps de travail et absences sont ainsi documentés ensemble.

Saisir les temps de déplacement et les frais

🚗 Saisir séparément les temps de déplacement : Les temps de déplacement peuvent être documentés séparément des heures de travail proprement dites et attribués au projet concerné. Temps de trajet et temps de travail restent ainsi clairement distincts.

💳 Saisir les frais avec justificatif : Les frais liés aux projets peuvent être saisis avec leur justificatif et attribués directement au projet concerné.

✨ Reprendre automatiquement temps de déplacement et frais : Les temps de déplacement et frais récurrents peuvent être repris automatiquement dans la saisie sur la base de la planification des interventions. Cela réduit les saisies manuelles et simplifie la documentation pour les collaborateurs.

Documenter le matériel et les rapports

🧱 Saisir la consommation de matériel par projet : Le matériel utilisé peut être attribué directement à un projet et documenté avec son prix. Le matériel récurrent peut être enregistré sous forme d'articles de catalogue et sélectionné lors de la saisie.

📝 Consigner l'avancement du projet dans des rapports : Les collaborateurs peuvent documenter les informations sur l'avancement des travaux et du projet directement dans des rapports. Les informations pertinentes sont ainsi consignées là où les temps et prestations correspondants sont saisis.

Saisir les activités

🔨 Attribuer les heures de travail à des activités concrètes : Les entreprises peuvent définir des activités auxquelles les collaborateurs attribuent leurs heures de travail saisies. On voit ainsi non seulement combien de temps a été consacré à un projet, mais aussi à quoi ce temps de travail a servi. Cela crée une base plus détaillée pour la post-calculation et la planification future.