Registrare tempi e prestazioni

Che cos'è la registrazione dei tempi e delle prestazioni?

La registrazione dei tempi e delle prestazioni è una parte importante dell'organizzazione del lavoro e della pianificazione dei progetti. Consente alle aziende di documentare in modo strutturato le ore lavorate e le prestazioni fornite, creando così una base di dati affidabile per altri processi aziendali.

Soprattutto nei settori orientati ai progetti come l'edilizia, una registrazione dei tempi e delle prestazioni tracciabile ha un ruolo importante. Progetti diversi, luoghi di intervento che cambiano e attività differenti pongono requisiti particolari alla documentazione del lavoro svolto.

Alla base di una registrazione dei tempi e delle prestazioni affidabile c'è la registrazione completa e il più semplice possibile dei tempi e delle prestazioni rilevanti.

Tempi e prestazioni – perché servono entrambi?

Nella classica registrazione dell'orario di lavoro conta soprattutto quando e per quanto tempo i collaboratori hanno lavorato. Proprio nel settore edile, però, la sola documentazione dell'orario di lavoro spesso non basta. Per organizzare e gestire i progetti è importante sapere anche per cosa è stato impiegato il tempo di lavoro e quali prestazioni sono state fornite nell'ambito di un progetto.

La registrazione dei tempi e delle prestazioni unisce quindi la documentazione degli orari di lavoro a informazioni legate ai progetti. Oltre ai tempi di lavoro e di viaggio, può comprendere ad esempio attività, spese, materiale impiegato o rapporti.

Vantaggi di una registrazione strutturata dei tempi e delle prestazioni

Una registrazione strutturata dei tempi e delle prestazioni crea trasparenza su quanto tempo di lavoro viene dedicato ai singoli progetti e alle singole attività e su quali altri costi ne derivano. Costituisce così un'importante base di dati per il calcolo dei salari, la calcolazione dei progetti e il calcolo consuntivo.

Allo stesso tempo, i costi effettivi possono essere confrontati con la pianificazione iniziale e i progetti possono essere gestiti meglio. I dati registrati aiutano così le aziende non solo a documentare il lavoro già svolto, ma forniscono anche indicazioni utili per pianificare i progetti futuri e impiegare in modo efficiente collaboratori e risorse.

A cosa prestare attenzione nella registrazione di tempi e prestazioni?

Una buona registrazione dei tempi e delle prestazioni dovrebbe integrarsi il più facilmente possibile nella quotidianità lavorativa. Minore è l'impegno richiesto ai collaboratori, più affidabile e completa sarà la documentazione di tempi e prestazioni.

• Registrazione semplice e intuitiva: La documentazione dovrebbe richiedere il minor numero possibile di inserimenti manuali ed essere facile da eseguire per i collaboratori.

• Disponibilità mobile: Soprattutto con luoghi di intervento che cambiano e sui cantieri, tempi e prestazioni dovrebbero poter essere registrati indipendentemente dalla postazione di lavoro, direttamente sul posto.

• Registrazione per progetto: Tempi e prestazioni registrati dovrebbero poter essere assegnati in modo univoco ai rispettivi progetti. Si crea così una base di dati tracciabile per l'ulteriore elaborazione.

• Registrazione differenziata dei tempi: I diversi tipi di tempo, come orari di lavoro, tempi di viaggio e assenze, dovrebbero poter essere documentati separatamente.

• Registrazione di altre prestazioni: Oltre ai tempi, dovrebbero poter essere documentate anche altre prestazioni e altri costi legati ai progetti, come spese, materiale o rapporti.

• Processi digitali e automazione: Le soluzioni digitali possono riunire le informazioni in modo centralizzato, ridurre i trasferimenti manuali e automatizzare gli inserimenti ricorrenti.

Registrare tempi e prestazioni con Vanillaplan

Con Vanillaplan puoi registrare in digitale gli orari di lavoro e le altre prestazioni legate ai progetti, direttamente nella quotidianità lavorativa. La pianificazione degli interventi e la registrazione dei tempi e delle prestazioni sono collegate direttamente: gli interventi già pianificati possono essere ripresi automaticamente nella registrazione dei tempi. Con l'app mobile, inoltre, i collaboratori possono documentare tempi e prestazioni in modo semplice, ovunque si trovino.

Registrare facilmente gli orari di lavoro

⏱️ Riprendere gli orari di lavoro dalla pianificazione degli interventi: Gli interventi pianificati vengono ripresi automaticamente nella registrazione dei tempi. I collaboratori possono confermare con un clic l'orario di lavoro memorizzato o modificarlo se necessario. Così non serve più inserire due volte orari di lavoro già pianificati.

📱 Registrare gli orari di lavoro con start-stop: In alternativa, i collaboratori possono avviare e fermare il tempo di lavoro direttamente dall'app mobile. In questo modo gli orari di lavoro si registrano facilmente anche in viaggio o direttamente in cantiere.

🌴 Documentare le assenze: Oltre agli orari di lavoro, è possibile registrare anche assenze come vacanze o malattia, incluso il motivo dell'assenza. Così tempi di lavoro e assenze vengono documentati insieme.

Registrare tempi di viaggio e spese

🚗 Registrare separatamente i tempi di viaggio: I tempi di viaggio possono essere documentati separatamente dagli orari di lavoro veri e propri e assegnati al rispettivo progetto. Tempi di trasferta e tempi di lavoro restano così chiaramente distinguibili.

💳 Registrare le spese con giustificativo: Le spese legate ai progetti possono essere registrate con il relativo giustificativo e assegnate direttamente al rispettivo progetto.

✨ Riprendere automaticamente tempi di viaggio e spese: Tempi di viaggio e spese ricorrenti possono essere ripresi automaticamente nella registrazione sulla base della pianificazione degli interventi. Questo riduce gli inserimenti manuali e semplifica la documentazione per i collaboratori.

Documentare materiale e rapporti

🧱 Registrare il consumo di materiale per progetto: Il materiale utilizzato può essere assegnato direttamente a un progetto e documentato con il relativo prezzo. I materiali ricorrenti possono essere salvati come articoli a catalogo e selezionati durante la registrazione.

📝 Riportare l'avanzamento del progetto nei rapporti: I collaboratori possono documentare le informazioni sull'avanzamento dei lavori e del progetto direttamente nei rapporti. Così le informazioni rilevanti vengono annotate nello stesso punto in cui si registrano i relativi tempi e prestazioni.

Registrare le attività

🔨 Assegnare gli orari di lavoro ad attività concrete: Le aziende possono definire attività a cui i collaboratori assegnano gli orari di lavoro registrati. In questo modo si vede non solo quanto tempo è stato dedicato a un progetto, ma anche per cosa è stato impiegato. Ne risulta una base più dettagliata per il calcolo consuntivo e la pianificazione futura.